info@involve.eu
024 – 323 77 39
We zien vaak dat organisaties in verandertrajecten erg druk zijn met de vraag: ‘wat moet er veranderen?’. Dat is an sich een erg belangrijke vraag, maar er is een vraag die minstens zoveel aandacht verdient (maar die aandacht zelden krijgt): ‘hoe gaat het er vandaag eigenlijk aan toe in de dagelijkse praktijk?’. In onze ervaring slaagt een verandering namelijk niet of nauwelijks als het een losstaand programma is en blijft, maar alleen als het onderdeel wordt van juist die dagelijkse praktijk: the Business as Usual.
Je organisatie staat aan de vooravond van een grote verandering. Een nieuw systeem, een andere manier van werken, een reorganisatie of misschien wel een compleet nieuwe organisatie-inrichting. Er is een projectteam, er zijn plannen en er is een duidelijke ambitie. Maar ondertussen moet het gewone werk ook doorgaan. Klanten moeten geholpen worden. Producten moeten geleverd worden. Teams hebben hun overleggen, planningen en deadlines. Leidinggevenden zijn bezig met hun mensen.
Daar ontstaat een interessante spanning: hoe zorg je ervoor dat mensen ruimte maken voor de verandering, terwijl ze ondertussen ook hun dagelijkse werk moeten blijven doen?
Veranderen betekent dat mensen morgen iets anders moeten doen dan ze vandaag gewend zijn. Maar dat betekent niet dat ze hun huidige manier van werken zomaar naast zich neerleggen. Juist daarom beginnen we bij het begeleiden van een verandering niet alleen met de vraag: ‘wat moet er veranderen?’, maar ook met de vraag: ‘hoe gaat het er vandaag eigenlijk aan toe?’
Want als je mensen wilt meenemen in een verandering, moet je begrijpen waar ze vandaan komen. Hoe ziet hun werkdag eruit? Waar sturen leidinggevenden op? Welke afspraken en routines zijn er? Wat gebeurt er als het even tegenzit? En misschien nog belangrijker: wat speelt er onder de oppervlakte?
De Business as Usual (BAU) is het dagelijkse werk van de organisatie: de activiteiten, routines, afspraken en manieren van samenwerken die ervoor zorgen dat het werk gedaan wordt. Een verandering komt daar niet bovenop als een losstaand programma. Uiteindelijk moet de verandering onderdeel worden van juist die dagelijkse praktijk.
Pas als de verandering onderdeel is geworden van de BAU, is de verandering echt gerealiseerd.
Dat klinkt misschien als een eenvoudige vraag: ‘hoe ziet jullie Business as Usual eruit?’. Maar in de praktijk is het antwoord zelden eenvoudig. Want wat mensen op papier vertellen over hoe het werk gaat, hoeft niet hetzelfde te zijn als hoe het werk daadwerkelijk verloopt.
Daarom kijken we bij het ontdekken van de BAU vanuit drie perspectieven:
Hoe is het werk georganiseerd? Hoe ziet het ritme van een werkdag of werkweek eruit? Welke formele en informele afspraken zijn er? Hoe zijn overleg, roosters en planningen georganiseerd? En waar sturen leidinggevenden in de praktijk op? Dit geeft inzicht in hoe het werk daadwerkelijk wordt gedaan – niet alleen hoe het volgens het organogram of de procesbeschrijving zou moeten gaan.
Naast wat zichtbaar is, speelt er ook van alles onder de oppervlakte. Wat ervaren mensen? Waar hebben ze behoefte aan? Wat vinden ze belangrijk? Waar passen ze zich aan? Wat houden ze vast en wat vermijden ze misschien? Juist dit soort informatie kan bepalend zijn voor hoe mensen op een verandering reageren. Een verandering die op papier logisch lijkt, kan in de dagelijkse praktijk heel anders worden ervaren.
Uiteindelijk gaat het natuurlijk niet alleen om begrijpen hoe het nu werkt. De verandering moet ook daadwerkelijk iets opleveren. Wat moet er gebeuren om de nieuwe manier van werken onderdeel te maken van de dagelijkse praktijk? Wat moeten mensen anders doen, wat hebben zij daarvoor nodig en wat moet er in de organisatie worden aangepast om dat mogelijk te maken? Want een verandering is pas echt geslaagd als mensen niet meer denken: ‘we zijn aan het veranderen’, maar de nieuwe manier van werken gewoon onderdeel is geworden van hun werk.
Als je de BAU op deze manier wilt begrijpen, kom je al snel bij heel veel vragen. En precies daar liepen wij zelf ook tegenaan.
‘Hoe gaat het bij jullie in de BAU?’ is simpelweg te breed als startpunt voor een gesprek.
Daarom ontwikkelden we het afgelopen halfjaar onze BAU-vragenwaaier. Een overzicht van de vragen die we gebruiken om de dagelijkse praktijk van een organisatie beter te begrijpen. Voor onszelf als check, maar ook als inspiratie voor nieuwe collega’s.
De vragenwaaier is nadrukkelijk geen checklist waarvan je de vragen één voor één moet afwerken. Daarvoor is de praktijk te complex. Sommige dingen kun je alleen begrijpen door mee te kijken, mee te lopen of het gesprek aan te gaan met de mensen die het werk iedere dag doen.
Maar de waaier helpt wel om verder te kijken dan de verandering alleen. Want wie wil dat een verandering écht landt, moet eerst begrijpen waar die moet landen.
Benieuwd welke vragen er in onze BAU-vragenwaaier staan? Download de vragenwaaier hier en ontdek welke vragen helpen om de dagelijkse praktijk goed in beeld te krijgen.
Mis je een vraag, ben je benieuwd naar de uitgebreidere variant van de vragenwaaier of wil je meer weten over hoe wij de BAU in verandertrajecten onderzoeken? Laat het ons weten!