Groothandel in food en non-food

Een groothandel in food en non-food heeft een grote uitdaging: om de achterstand ten opzichte van de concurrentie in te halen en financieel gezond te worden, besluit men tot een ingrijpende strategische en operationele verandering. De huidige aansturing en werkprocessen zijn verouderd. Vestigingen hebben allemaal hun eigen manier van werken. Dat betekent dat er onnodig tijd, geld en menskracht verloren gaat en er minder tijd voor de klanten overblijft. Bovendien kunnen leidinggevenden zo minder tijd aan hun medewerkers besteden.

De vraag

De organisatie stelt een programma op om een nieuw operating model te introduceren. In plaats van lokale sturing van afdelingen door de vestiging zelf, gaat het hoofdkantoor op basis van uniforme processen de vestigingen aansturen. Deze integrale aanpak maakt ook allerlei processen (bijvoorbeeld de bevoorrading van vestigingen) veel voorspelbaarder. Medewerkers op elk niveau moeten hierdoor anders gaan werken. De vraag van deze opdrachtgever: help ons bij het verandermanagement en de communicatie rond deze verandering.

Aanpak

Wij geloven dat verandering moet plaatsvinden in het dagelijks werk, met een heldere richting vanuit de top en ruimte voor medewerkers om de verandering te begrijpen en eigen te maken. Extra uitdaging bij groothandels is (net als in de retail) dat je te maken hebt met veel medewerkers die niet op kantoor werken maar op de winkelvloer, in strakke roosters. Hoe kun je dan zoveel mogelijk samen met medewerkers aan een verandering werken? In onze aanpak hebben we daar toch maximaal op aangestuurd:

• Wij helpen de directie met het ontwikkelen van een heldere visie op dit veranderproces als basis voor haar communicatie met de organisatie.
• Wij ontwikkelen en begeleiden ‘why, what, how’ sessies voor vestigingsmanagers en lokale leidinggevenden, waarin zij worden voorbereid op hun rol in het veranderproces.
• In regelmatige town hall-meetings (live en via narrowcasting in de kantines) praat het topmanagement mensen regelmatig bij over het proces, en blijft het benadrukken waarom deze ommekeer noodzakelijk is.
• Verder organiseren wij momenten voor medewerkers (bijvoorbeeld tijdens hun gezamenlijke dag start), geleid door leidinggevenden, waarin aandacht is voor hun zorgen en vragen. Hier is ruimte voor verwerking (Wat doet dit met me?) en vertaling (Wat betekent dit concreet voor mij?). Vervolgens zorgen wij er via een feedbackloop voor dat signalen van de werkvloer meteen worden opgepakt in de verandermonitor en onnodige onrust voorkomen wordt.
• Aan de hand van een duidelijk communicatieritme krijgen medewerkers op vaste momenten change updates, zodat zij goed aangehaakt blijven bij wat er voor hen en de organisatie verandert.

Resultaat

De noodzakelijke verandering binnen deze groothandel is gerealiseerd. De nieuwe processen, systemen en werkwijze zijn met succes ingevoerd. Mensen zijn maximaal meegenomen en betrokken bij het daadwerkelijk ‘gaan doen’ van de nieuwe werkwijze. Hierdoor is de organisatie klaar om verder te werken aan de strategische ambities.