info@involve.eu
024 – 323 77 39
Case study: deze organisatie besluit een deel van de beheeractiviteiten uit te besteden, en de ontwikkelactiviteiten zelfs over te brengen naar het Verre Oosten. Een grote uitdaging, want het proces van uitbesteden kost veel tijd en kan niet volledig in vertrouwelijkheid plaatsvinden. Daardoor is er een lange periode tussen de interne aankondiging en de daadwerkelijke uitvoering. Bovendien moet voor elke medewerker nog bepaald worden of deze blijft in de romporganisatie, meegaat met het uitbestede werk, of boventallig wordt omdat het werk naar India gaat.
Een succesvolle reorganisatie moet je uitvoeren als een militaire operatie: goed voorbereid, in detail gepland, geleid door een klein topteam en uitgevoerd met snelheid en daadkracht.
Verandercommunicatie heeft vaak als doel om draagvlak te creëren. Bij een reorganisatie is draagvlak echter vaak teveel gevraagd en is het al een grote uitdaging om te zorgen dat medewerkers de reorganisatie begrijpen en accepteren. Dat de onrust beheersbaar blijft en de impact op prestaties beperkt. En dat medewerkers zich gedurende het proces altijd goed geïnformeerd en gerespecteerd voelen.
Wij helpen onze opdrachtgevers hun organisatie zonder onnodige schade door een reorganisatie te leiden. Zodat er daarna weer een goede uitgangspositie is om te gaan bouwen.
Deze operatie bestaat uit een groot aantal werkstromen. Communicatie & change is geen aparte werkstroom maar een functie binnen het overkoepelende Programma Management Office. Dat maakt het mogelijk om het verandermanagement integraal aan te pakken.
De operatie wordt door een klein team in strikte vertrouwelijkheid voorbereid. Het plan van aanpak is gebaseerd op een gedetailleerde impactanalyse. Daarnaast is er een contingencyplan voor de scenario’s waarin zaken anders lopen dan gepland. Zodra de operatie openbaar is worden op alle belangrijke communicatiemomenten teambijeenkomsten belegd. Door direct met medewerkers te spreken is duidelijk hoe boodschappen aankomen en kan de beeldvorming worden gestuurd. Een strakke regie zorgt ervoor dat managers overal op dezelfde wijze omgaan met vragen en zorgen van medewerkers.
De ondernemingsraad is vanaf het begin nauw betrokken en krijgt veel achtergrondinformatie. Daardoor kan de raad zijn werk goed doen en ontstaat er een constructieve samenwerking.
De directie is veelvuldig op de werkvloer aanwezig en investeert veel tijd in informeel contact met medewerkers. Alle leidinggevenden zijn getraind om goed om te gaan met de onzekerheid van hun teams. In een wekelijkse conference call worden zij zelf bijgepraat en rapporteren zij hoe de sfeer in de teams is. De directie volgt via een dasboard op wekelijkse basis de performance, het aantal incidenten, het ziekteverzuim, uitstroom van medewerkers, sfeer in de teams etc. Vooraf is afgesproken bij welke niveaus extra maatregelen worden getroffen.
Tijdens de selectie van medewerkers die na de operatie kunnen blijven wordt iedereen zeer goed en helder geïnformeerd over de keuzes die men heeft, de beschikbare functies en de te volgen procedures. Transparantie en ‘Fair process’ zijn in alle stappen van de selectie een absolute norm. Zodra bekend is welke partij de beheeractiviteiten gaat overnemen worden er kennismakingsbezoeken georganiseerd voor mensen die met hun werk meegaan naar de nieuwe werkgever. Waar outsourcing tot dan toe een ‘abstract onheil’ was, ontstaat er nu een concreet en veel positiever beeld.
Voor mensen van wie de functie helemaal vervalt worden diverse banenmarkten georganiseerd. In de interne media wordt goed belicht hoe enthousiast andere bedrijven zijn om medewerkers van deze organisatie over te nemen. En hoeveel ‘matches’ er al tot stand zijn gekomen. Ook hier ontstaat uiteindelijk een positieve dynamiek.
Het totale proces duurt meer dan twee jaar. Ondanks de onzekerheid ervaren medewerkers het als een goed en eerlijk proces waarin zij met respect zijn behandeld. Als de spanning af en toe hoog oploopt wordt dat direct gesignaleerd en reageert het management adequaat. Zo blijft de organisatie goed functioneren en verloopt de overgang naar de nieuwe situatie soepel.