Eenzaamheid en hybride werken

Thuiswerk lijkt ook na de covid-crisis een blijvertje. Tegelijkertijd gaan er ook weer veel mensen (deels) naar kantoor. Dat gaat soms met gejuich gepaard. En soms ook niet. We zien ook veel organisaties die terughoudend zijn en medewerkers die hun twijfels hebben.

Wat de vraag oproept: hoe pak je deze stap nu goed aan? Hoe maak je keuzes als leider? Hoe help je mensen in de volgende fase waarbij de balans gezocht wordt tussen hoe je thuis werkt en hoe je op kantoor werkt? Vanuit de gedachte ‘als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg’ – keken we nog eens naar het werken op kantoor. En komen tot de conclusie dat effectief op kantoor werken nog wel wat stappen nodig heeft. Door juist nu problemen op te lossen die door, maar zeker ook vóór, covid zijn ontstaan.

Eenzaamheid

Hoe betrokken zijn jouw mensen nog bij je team? Bij de afdeling? Bij de organisatie? Vergis je niet: dit is niet alleen door het thuis werken in de afgelopen twee jaar beïnvloed. Er was vóór die tijd ook al een beweging gaande die we er graag nog even bijpakken.

Dat begint bij het verband tussen betrokkenheid, productiviteit en eenzaamheid. In de tijd van hybride en thuis werken heeft een groot deel van de collega’s zich eenzaam gevoeld. Onderzoek toont schokkend genoeg aan dat al voor covid wereldwijd ongeveer 40% van de mensen zich eenzaam voelde op het werk [1].

Die ervaren eenzaamheid heeft een relatie met de betrokkenheid. Collega’s die aangeven geen vrienden te hebben op het werk, hebben zeven keer meer kans om intellectueel en emotioneel minder betrokken te zijn bij hun werk [2]. Daarnaast zijn eenzame collega’s minder gemotiveerd, maken ze meer fouten, presteren minder effectief en nemen meer ziektedagen op dan degenen die niet eenzaam zijn [3].

De fysieke omgeving bepaalt

Hoe komt het dat mensen zich eenzaam voelen op het werk? De redenen zijn divers en individueel verschillend, maar er is een gezamenlijke factor te vinden in de manier waarop in veel organisaties werk georganiseerd is: de kantoortuin.

Sinds de kredietcrisis in 2009 zijn er steeds meer open kantoren ingericht, omdat met deze wijze van inrichting kantoorruimte en daarmee kosten werden bespaard. Grote vloeren waar mensen aan een flexbureau kunnen werken. Een ontwikkeling die haaks staat op de gemiddelde menselijke intuïtie. Een open vloer werkt namelijk vervreemdend: collega’s zijn eerder geneigd om zich terug te trekken door het lawaai, de afleiding en de ongewenste verstoringen.

Inzichten uit de neurowetenschap leren ons dat het menselijk zenuwstelsel continu geprikkeld wordt wanneer je in een omgeving zit waar voortdurend meer dan 55 decibel aan geluid is. Ter vergelijking: 55 decibel is ongeveer het geluid van een luid telefoongesprek. Daarmee is een kantoortuin een omgeving die voor bovengemiddeld veel prikkeling zorgt. Die prikkeling wordt door het brein geïnterpreteerd als stress [4]. Uit onderzoek blijkt verder dat één gesprek in je nabije omgeving je productiviteit al met 66% kan verminderen.

De kantoorinrichting helpt de productiviteit van de medewerkers dus niet. Bovendien zorgt het ervoor dat collega’s eerder geneigd zijn zich terug te trekken en zich daarmee eenzaam te voelen. Toch is deze inrichting gemeengoed. En we zien na covid veel organisaties die het kantoor als ‘ontmoetingsplek’ zien met juist daarin flexplekken om elkaar snel te kunnen ontmoeten. Hoe verstandig is dat dan?

Ook voor de covidpandemie was de inschatting van 40% van de beroepsbevolking al dat ze het grootste deel van hun tijd op afstand zouden werken [5]. Sinds de crisis is dat percentage zeker niet afgenomen. Uit cijfers van TNO blijkt dat meer dan 40% van de medewerkers na corona een combinatie wil van thuis en op kantoor werken. 25% wil zelfs grotendeels thuis blijven werken [6].

Opvallend genoeg waren het de bedrijven die vóór de pandemie al succesvol met thuis werken aan de slag waren, die richting het einde van de crisis het aantal dagen dat een collega kon thuis werken beperkten. Uit onderzoek van de New York Times blijkt dat de optimale tijdsduur voor werken vanuit huis 1,5 dag per week is (op basis van een voltijds aanstelling) [7]. Dat is minder dan de meeste medewerkers op basis van hun ervaring tijdens de covid periode zelf als voorkeur aangeven.

Oké, maar hoe dan wél?

De vraag is dus wat de beste oplossing om werk te doen dan is. Is dat op kantoor of thuis? Hoe weeg je daarbij betrokkenheid, productiviteit en eenzaamheid af? Het vraagt bewuste aandacht voor de voor- en nadelen van werken vanuit huis. Maar ook van de voor- en nadelen van werken op kantoor.

Jitske Kramer schreef het ook al in haar boek ‘Werk heeft het gebouw verlaten’; juist de terugkeer naar kantoor is een extreem spannende periode. De verwachtingen zijn torenhoog en de ervaring die mensen vervolgens hebben kan omschreven worden als ‘terugkeershock’ [8]. Het lijf en het hoofd zijn de drukte van kantoor niet meer gewend.

Wanneer je een aanpak voor de terugkeer naar kantoor maakt, is het dus van belang om na te denken wat dat toevoegt ten opzichte van thuis werken. Ongeacht het aantal dagen dat je per week op kantoor bent, vraagt deze fase aandacht. Dit is hét moment om actief aan de slag te gaan met de balans tussen betrokkenheid, eenzaamheid en productiviteit. Het creëren van structurele momenten voor collega’s om elkaar weer te ontmoeten en informeel sociaal contact te hebben is daarbij cruciaal. Juist dát is het element dat met thuis werken integraal verloren is gegaan. Besteed juist daar dus extra aandacht aan.

Het ontwerp van een kantoor kan daarbij helpen. Zodat het bewust zo is ingericht dat mensen, wanneer ze aan het werk zijn, de juiste omgeving hebben voor de rol of taak die ze op dat moment hebben te vervullen. Toch een soort ‘ontmoetingsplek’ dus wellicht. Maar met bewust ruimtes om geconcentreerd te werken, samen te werken en elkaar (informeel) te ontmoeten.

Maar niet alleen de fysieke inrichting, ook in momenten is iets te organiseren door leidinggevenden. Juist de lunch is een moment waarop informele verbinding gemakkelijk gemaakt kan worden. Toch zagen we ook voor covid al dat steeds meer mensen óf snel, óf achter het bureau tijdens het werk hun eten nuttigden. Hoe verfrissend was het dan ook om een organisatie te treffen waar ze, na aankondiging met een signaal, gewoon nog samen lunchen.

Maar de lunch is slechts één voorbeeld. Mogelijkheden zitten veelal in de momenten die als ritueel op de werkvloer gezien kunnen worden. Dan hebben we het over bewuste momenten om ergens bij stil te staan. Of het nu verjaardag, jubileum of het bijpraten over het weekend is: bewust tijd nemen om verbinding te maken zijn een belangrijke sleutel om te werken aan betrokkenheid. Juist deze momenten hebben geen goed online alternatief. Over wat er wel en niet online, hybride of offline kan schreven we eerder een whitepaper met Evolve: Werken in de hybride organisatie.

Als we na maanden afstand en afwezigheid weer actief willen bouwen aan teamgeest en gemeenschappelijkheidsgevoel is het goed om laagdrempelig en klein te beginnen. Juist met bijvoorbeeld een aangekondigde lunchpauze, op een vast tijdstip. Toont het niet juist ook betrokkenheid om tijd te nemen voor elkaar én voor jezelf?

Concluderend

Terugkeren naar kantoor is na anderhalf tot twee jaar werken op afstand een impactvolle verandering. Waarbij het zoeken is hoe je die simpel kunt maken. Juist door op zoek te gaan naar de menselijke wens en kleine stapjes die de verandering dragelijk en mogelijk maken kunnen jouw medewerkers weer wennen aan de nieuwe realiteit – waar ze hopelijk samen met jou, als leider, vorm aan kunnen geven, om het écht te laten passen bij ieders wens.

1. Dan Schawbel: Back to Human: How great leaders create connection in the Age of Isolation
2. Kerry Hannon, People with pals are more satisfied, productive (2013)
3. Dan Schawbel: How technology created a lonely workplace (2018)
4. John Medina & Ryan Mullenix: How Neuroscience is optimizing the office. Barbara Palmer: Sound Barriers: keeping focus in a noisy office
5. Global mobile workforce update, 2018.
6. TNO: kwart thuiswerkers na corona deels thuis blijven werken
7. Kevin Roose: Sorry, but working from home is overrated, 2020
8. Jitske Kramer: Werk heeft het gebouw verlaten, 2020

Terug naar boven