Wat je eigenlijk altijd al aan een consultant wilde vragen – deel 1

Hoe werkt een consultant eigenlijk?

Consultants hebben soms een wat wisselend imago. We lopen rond met laptops, hangen post-its op muren, leven en denken in PowerPoints en vertrekken na een tijdje weer. Maar wat doen we eigenlijk precies? En hoe ziet een samenwerking met een consultant er in de praktijk uit?

In de loop der jaren hebben we heel wat van dit soort vragen gekregen. Sommige worden tijdens een eerste kennismaking direct gesteld. Andere komen pas later aan bod of blijven helemaal onuitgesproken. Juist die vragen zijn vaak het interessantst.

Daarom vroegen we onze senior adviseur Hilde de Jong om een aantal van die vragen gewoon eens eerlijk te beantwoorden. Geen verkooppraatje, maar een kijkje achter de schermen van het adviesvak.

Wat doen jullie eigenlijk op een gemiddelde werkdag?

Oei, dit is een ingewikkelde vraag. Geen werkdag is hetzelfde, maar in grote lijnen komt het neer op: werken voor een aantal van onze klanten (vaak werken collega’s voor verschillende klanten tegelijkertijd). Denk aan: een change-aanpak ontwikkelen voor een verandertraject bij een klant, projectmeetings bijwonen, overleggen met je opdrachtgever of anderen bij de klant, meetings voorbereiden of een belangrijke sessie faciliteren. Maar soms ook minder spannende dingen: uren invoeren, facturen checken.

Daarnaast besteden we ook tijd aan interne projecten: offertes schrijven, nadenken over de toekomst van Involve, collega’s helpen, sollicitatiegesprekken voeren, acquisitie in de vorm van afspreken met klanten, spreken op congressen of het schrijven van inhoudelijke artikelen.

Zijn jullie niet gewoon dure PowerPoint-makers?

Tja, dat hangt af van je perceptie van wat duur is natuurlijk. Maar PowerPoint-makers zijn we zeker, dat valt niet te ontkennen. Ik denk wel dat elke Involver (hoe groot fan ook van PowerPoint) ervan overtuigd is dat je met een PowerPoint alleen nergens komt.

Het kan een fijn middel zijn om plannen, adviezen of gedachten overzichtelijk uiteen te zetten, maar de waarde zit in wat je ermee doet – en de kwaliteit van wat erin staat. We zien het opleveren van een PowerPoint ook nooit als een eindproduct of resultaat, maar vaker als een praatstuk of een manier om een boodschap helder gestructureerd over te brengen. Als je ziet dat het plan of de boodschap die in je PowerPoint stond iets in beweging heeft gezet, dan pas heb je resultaat (en was het de – misschien wel dure – investering waard).

Hebben jullie altijd meteen een oplossing?

Haha nee, dat zou leuk zijn. Of nou ja, eigenlijk niet. Het proces van analyseren is wat mij betreft één van de leukste dingen van wat we doen. Omdat we al meer dan 30 jaar dit werk doen, zijn er altijd wel veel oplossingsrichtingen die naar boven komen, maar iedereen geniet er juist van om na te denken over wat deze specifieke klant of context vraagt qua oplossing. En de kunst is ook om je aanpak durven bij te stellen gedurende het traject. Dus soms heb je misschien wel snel een oplossing, maar kom je er in de praktijk achter dat de mensen, de context of de timing net iets anders vragen.

Wanneer zeggen jullie juist: “Dit moeten jullie zelf doen”?

Best vaak. En voornamelijk als het gaat over ‘op de bühne staan en communiceren’. Wij kunnen meedenken en communicatiemiddelen en interventies uitwerken en voorbereiden, maar de ervaring leert dat communicatie vaak effectiever is als het gedaan wordt door iemand van de organisatie zelf. Het is een stuk makkelijker om een boodschap van een externe consultant af te doen als ‘zij begrijpen het toch niet’ of dat je het gevoel hebt ‘mooi gelikt verhaal, maar zij zijn toch over een maandje weer weg dus ik blijf lekker doen wat ik altijd al deed’.

Wat als een opdrachtgever het niet met jullie eens is?

Tja, dat gebeurt ook zeker wel eens. Dan ga je op onderzoek uit: wat ziet de opdrachtgever wel wat wij niet zien? Of andersom? Is er misschien een optie B waar we ons wel allebei in kunnen vinden?

Het komt niet of nauwelijks voor dat we er niet uitkomen. Wat we in zo’n situatie altijd doen is proberen zo duidelijk mogelijk te schetsen waarom we een andere mening zijn toegedaan – en welk scenario we voorzien als we niet de (volgens ons) juiste oplossing kiezen. Soms haken we een andere collega aan in zulke situaties, die misschien meer de taal spreekt van de betreffende klant. In zeer zeldzame gevallen geven we een opdracht terug. Dat kan bijvoorbeeld als we een aanpak voorstellen, maar merken in de tegenreacties dat we vanuit een heel ander mensbeeld of andere waarden kijken naar de opdracht.

Wat maakt een samenwerking tussen opdrachtgever en consultant succesvol?

Where to start? Dat hangt van vrij veel dingen af, maar voor mij springen eerlijkheid en beschikbaarheid eruit. Het is ontzettend fijn als een opdrachtgever eerlijke feedback geeft op hoe hij/zij de samenwerking ervaart en kritisch meekijkt naar wat wij opleveren en doen. Dan bereik je de synergie waar je naar zoekt: de expertise van buitenaf, gecombineerd met iemand die de context en cultuur van het bedrijf goed kent.

Beschikbaarheid is een mooie tweede, hoewel wat meer praktisch van aard. Het kan voor beide partijen heel frustrerend zijn om niet vlot met elkaar te kunnen schakelen – en het kan de kwaliteit van het werk ook echt schaden. Fijn om efficiënt te kunnen werken, volgbaar te zijn voor elkaar en je tijd zo goed te kunnen besteden.

En nog een derde, die misschien wel op de eerste plek mag: vriendelijkheid. Hoe leuk je werk is (en ook hoe goed je kunt presteren), wordt denk ik toch best wel bepaald door de kwaliteit van de relatie die je met elkaar hebt. De relatie tussen de klant en Involve, maar ook zeker de relaties die wij als Involvers onderling met elkaar hebben.

Een consultant hoeft dus niet alles over te nemen?

Een goede samenwerking draait uiteindelijk niet om een consultant die alle antwoorden heeft of zoveel mogelijk werk uit handen neemt. Soms zit de grootste waarde juist in meedenken, een andere invalshoek bieden of weten wanneer de organisatie het zelf moet doen en je als consultant een stap terug moet doen.

Maar daarmee zijn we er nog niet. Want wat gebeurt er als het niet alleen gaat om adviseren, maar om daadwerkelijk iets veranderen in een organisatie? En wat doe je als mensen niet zomaar meegaan in die verandering?

Daarover lees je volgende maand meer in deel 2 van ‘Wat je eigenlijk altijd al aan een consultant wilde vragen’. Dan gaan we met Hilde dieper in op weerstand, duurzame verandering en de momenten waarop het als consultant juist spannend wordt.