Zijn we het bellen verleerd? – 3 tips voor effectief hybride werken

Van werken vanuit huis, naar voorzichtig weer naar kantoor, weer terug naar huis. En als volgende stap? Weer voorzichtig naar kantoor. Nu we (noodgedwongen) meer vanuit huis werken hebben we meer tools ter beschikking. En daarmee wordt het middel zo af en toe het doel. 

Wat we daarmee bedoelen? We denken niet (meer) na welk communicatiemiddel bij welke situatie past. Terwijl deze keuze juist ervoor kan zorgen dat de boodschap goed, volledig en effectief overkomt. Juist in een hybride context moet die afweging opnieuw gemaakt worden. En moeten we dat opnieuw leren. Want er is méér dan alleen videobellen of op kantoor werken.  

In het afgelopen jaar werden videobellen en mailen populairder, maar er vond tegelijkertijd ook een andere interessante verschuiving plaats: mensen gingen minder bellen. Korte belletjes werden opeens halfuur durende online vergaderingen. Waarom?  

Op kantoor vond korte afstemming plaats in de wandelgangen of aan het bureau. Hoe vervang je dat effectief in een hybride context? We zien te vaak dat dit online meetings van minimaal 30 minuten zijn geworden. Terwijl dit juist sneller én effectiever kan door kort even te bellen.  

Onderzoek toont aan dat bellen bovendien op een bijzondere manier voor verbinding zorgt. Meer dan bijvoorbeeld berichten sturen. Toch overschatten we van nature vaak de negatieve uitkomsten van bellen. We bereiden een gesprek in ons hoofd voor, zijn bang voor stiltes en voelen soms weinig tijd en ruimte om na te denken. De potentiële positieve uitkomsten van bellen, zoals het verbonden voelen, worden onderschat.

Als je verder uitzoomt komt er echter een andere vraag naar boven. Hoe kiest een collega welke middelen hij of zij inzet? Hiermee helpen we graag, met 3 tips om keuzes te maken. 

 

Tip 1: Bepaal je doel  

Waarom wil je contact hebben? Is het om kort af te stemmen? Om samen tot een besluit te komen? Of om iemand mee te nemen in een keuze? In onze whitepaper delen we vier functies. Die functies helpen je om het doel van je moment te bepalen. Voor sommige doelen is een online of offline overleg heel geschikt, voor andere doelen kun je beter kort bellen. 

 

Tip 2: Hoe complex is de boodschap? 

Hoe complexer de boodschap, hoe rijker je communicatie moet zijn. Ligt iets gevoelig, is iets lastig om te bespreken? Ontmoet elkaar dan face to face. Blijkt dat onverwacht geen optie te zijn? Bel dan liever dan dat je een bericht stuurt. Een stem vertelt meer dan je denkt. En soms kan het ook fijn zijn om iemand even nìet te zien. Het geeft de ander ruimte om zich te uiten, zonder dat hij of zij de ander de hele tijd aan hoeft te kijken – al dan niet via een scherm. 

 

Tip 3: Durf een keuze te maken 

Laat je keuze aansluiten bij je situatie. Je hebt een ontzettend brede range ter beschikking, waarom zou een Teams-overleg dan altijd het antwoord zijn? 

En om je te helpen, een paar compacte tips rondom bellen met collega’s: 

• Bel met een reden; 
• Bellen kan lopend, en lopend ben je creatiever; 
• Onder aan de streep zit je sneller op 1 lijn met één telefoongesprek dan met vijf keer op en neer mailen; 
• Je krijgt meteen feedback op hoe iets valt door stemgeluid en stiltes; 
• Het is de perfecte middenweg tussen face to face (als dit lastig is) en online schrijven (als de boodschap te zwaar weegt). 

 

Meer weten over hybride werken? We schreven onze gedachten eerder ook al eens uitgebreider op. Lees onze whitepaper over hybride werken.