Reorganiseren met respect, zodat je daarna weer verder kan

Philips, De Volksbank, Twitter en KLM. Zomaar een greep uit de bedrijven die de afgelopen tijd grote reorganisaties aankondigden. De manier waarop Angelsaksische bedrijven dat aanpakken, wordt in Nederland vaak als verwerpelijk gezien. Maar bestaat er eigenlijk een juiste manier om een reorganisatie door te voeren? Onze belangrijkste inzichten op een rij voor reorganiseren met respect.

Grootschalige veranderingen binnen een organisatie raken medewerkers vaak diep. Voor hele generaties is het vertrouwen in ‘een baan voor het leven’ hierdoor aangetast. Niet elke reorganisatie gaat gepaard met massaontslagen; soms betreft het alleen een herstructurering van functies en rollen of de integratie van twee fuserende organisaties. In alle gevallen geldt dat een reorganisatie een opgelegde verandering is die direct invloed heeft op de werkomgeving van medewerkers en de dagelijkse operatie kan verstoren.

Is een reorganisatie altijd slecht nieuws?

Het antwoord hangt af van het perspectief. Vanuit een breder organisatorisch oogpunt is een reorganisatie vaak een stap vooruit. Medewerkers erkennen dit vaak pas achteraf, wanneer de nieuwe structuur staat. Maar in het moment zelf ervaren zij vooral onzekerheid, ook als er geen banen verloren gaan. Zelfs in tijden van groei kunnen reorganisaties nodig zijn. Zo moest een snelgroeiende logistieke organisatie haar structuur aanpassen, met gevolgen voor functies, titels en standplaatsen. Ook dit soort veranderingen worden door medewerkers vaak als pijnlijk ervaren, omdat ze afscheid moeten nemen van een vertrouwde situatie. Dit betekent echter niet dat elke reorganisatie per definitie slecht nieuws is; wel vraagt het altijd om een uiterst zorgvuldige aanpak.

Zorgvuldigheid als sleutel tot succes

Een zorgvuldige reorganisatie houdt in dat elke stap in het proces goed is doordacht vanuit het perspectief van de betrokken medewerkers: reorganiseren met respect. Het is cruciaal om heel goed te analyseren wat de veranderingen betekenen voor teams en individuen, hoe zij waarschijnlijk zullen reageren en welke behoeften zij hebben. Dit vraagt om een grondige voorbereiding. Maar zorgvuldigheid zit bijvoorbeeld ook in een eerlijk en transparant proces bij selectie en benoeming van mensen. Wanneer medewerkers zien dat er goed over het proces is nagedacht, neemt het vertrouwen toe – en dat vertrouwen is essentieel om na de reorganisatie weer effectief verder te kunnen.

De grootste uitdaging: balans tussen zorgvuldigheid en snelheid

De grootste uitdaging bij reorganiseren met respect is de afweging tussen zorgvuldigheid en snelheid. Hoe langer de periode tussen aankondiging en uitvoering, hoe groter de onzekerheid. Maar als de voorbereiding te kort is, ontbreekt een compleet en helder verhaal. In beide gevallen is dat vervelend voor de betrokkenen en verstorend voor het dagelijkse werkproces. Ook daarom is een goede voorbereiding essentieel, zodat verrassingen tijdens de uitvoering worden voorkomen. Zo komt het nog weleens voor dat er bepaalde afdelingen of groepen over het hoofd worden gezien. Daarom is een goede impactanalyse belangrijk, liefst met input van mensen die weten wat er leeft. Dit maakt duidelijk hoe het reorganisatieproces eruitziet voor verschillende groepen en met welke zorgen en frustraties je rekening moet houden.

Omgaan met vertrouwelijkheid

In sommige gevallen wordt de voorbereiding van een reorganisatie door een hele kleine groep insiders gedaan. Bijvoorbeeld bij beursgenoteerde ondernemingen waar het lekken van koersgevoelige informatie grote gevolgen kan hebben. Dat betekent ook dat de communicatie nog niet in detail kan worden voorbereid. Dit leidt vaak tot een algemene aankondiging, terwijl medewerkers behoefte hebben aan duidelijke details over hun persoonlijke situatie. Frustrerend, maar niet altijd te voorkomen, omdat de plannen soms nog moeten worden afgestemd met bijvoorbeeld vakbonden, de medezeggenschapsraad of het UWV. Hierdoor ontstaat een gefaseerde aanpak, waarbij medewerkers pas in een later stadium meer details ontvangen. Zo’n getrapt proces kan maanden duren en leidt onvermijdelijk tot langdurige onzekerheid.

De rol van communicatie en leiderschap

Om zo’n periode van onzekerheid goed te doorstaan, is effectieve communicatie cruciaal, net als een stevige rol voor leidinggevenden. Zij moeten hun teams begeleiden en een helder verhaal kunnen vertellen: waarom is de verandering nodig, wat is het toekomstperspectief en wat betekent het voor de individuele medewerker? Idealiter zijn leidinggevenden hierop voorbereid op het moment van de aankondiging, zodat zij direct het gesprek met hun teams kunnen aangaan. Leiders moeten bovendien weten hoe ze omgaan met emoties en onzekerheid, terwijl ze zelf ook geraakt kunnen worden door de verandering.

In sommige gevallen is het niet realistisch om van bepaalde leidinggevenden te verwachten dat ze deze rol oppakken, bijvoorbeeld wanneer zij zelf zwaar getroffen worden door de reorganisatie. Dan kan een andere manager deze taak tijdelijk overnemen. Daarnaast kan het helpen om leidinggevenden regelmatig samen te brengen, zodat zij ervaringen kunnen uitwisselen en ondersteuning krijgen. Dit zorgt ervoor dat zij zich gesteund voelen en helpt de organisatie om snel in te spelen op wat er leeft in de teams.

Meer weten over reorganiseren met respect, of eens vrijblijvend van gedachten wisselen? Stuur ons een mailtje, bijvoorbeeld naar Michiel van Delden of Petra van den Bosch.

Gerelateerd